Większość kancelarii prawnych pracuje po 50, może nawet 60 godzin tygodniowo
i ciągle zamartwia się o terminy procesowe, terminy, terminy, terminy.
I komunikacja w zespole nierzadko jest rozrzucona po różnych kanałach,
na WhatsAppie, mailach, przede wszystkim w mailach.
No i w tym odcinku chcielibyśmy doradzić, jak odzyskać kontrolę nad terminami
oraz uspokoić współpracę w nowoczesnej kancelarii,
a mamy w tym doświadczenie, bo wiele kancelarii prawnych używa Nozbe
zamiast dedykowanych oprogramowania.
I przede wszystkim, jak to się bez problemu zwraca,
a jak spokój i pewność, że każdy termin jest dopilnowany, jest na wagę złota.
Więc o tym dzisiaj będzie i do dyskusji zapraszam,
ja jestem Michał Śliwiński, jestem założycielem Nozbe,
aplikacji do ogarniania wszystkiego, w tym kancelarii prawnych
i jestem prawnikiem i ja nie jestem prawnikiem,
moim prawnikiem jest moja żona, a ja nie jestem prawnikiem,
ale znam trochę ten zawód z powodu żony.
No i zapraszam do drugiego prawnika do dyskusji,
czyli moją koleżankę z pracy Magde.
Czy mam tam też jakoś prawnikiem czy nie?
Właśnie chciałam powiedzieć, że która wcale nie jest prawnikiem również.
Ale mam kolegę prawnika. Nie, żartuję.
To widzisz.
Mam, ale to nie o to chodzi, bo chcielibyśmy dzisiaj pokazać wam
z doświadczenia, z wielu, wielu rozmów,
jak Nozbe może się sprawdzić w kancelarii
i że na co dowód mamy właśnie w rozmowach i w obserwacji wielu naszych klientów,
że prowadząc kancelarię prawną, notarialną, adwokacką czy jeszcze jakąś,
nie musimy mieć koniecznie tych stricte branżowych programów,
bo one są bardzo skomplikowane.
Możemy naprawdę używać Nozbe, które jest proste, elastyczne
i zachęca do używania i naprawdę wspiera komunikację zamiast ją utrudniać.
My tutaj w tym podcastie, od razu powiem,
że to nie jest podcast sprzedażowy Nozbe.
Oczywiście, że chcemy, żebyście używali Nozbe, żeby prawnicy używali Nozbe,
ale tutaj opowiemy w ogóle całym temacie,
jak sobie radzić z takimi rzeczami, jak zarządzać tym,
oczywiście na przykładzie naszej aplikacji,
ale zacznę od fajnej anegdoty,
kiedy byłem na takiej imprezie u znajomych
i wiadomo, tak sobie rozmawiamy z różnymi osobami
i dużo osób nie znałem i tak zawsze się przedstawiałem,
tam dzień dobry i nagle kolega mnie przedstawił,
tutaj Michał Śliwiński, a tu przy okazji on w ogóle,
Michał ma taką fajną aplikację Nozbe.
W tym momencie jedna z osób na tej imprezie mówi,
moja ulubiona aplikacja?
A ja tak, co? Było mi bardzo miło.
Okazało się, że ta dziewczyna, ta pani,
pozdrawiam, jest zarządza kancelarią.
Pracuje u radcy prawnego, zarządza jego kancelarią
i ona powiedziała, że to ten radca prawny się wkręcił w Nozbe,
w używanie Nozbe i dla niej to było bez problemu,
żeby to opanować i ona w tej chwili sobie nie wyobraża,
żeby po prostu wszystkiego nie mieć w Nozbe.
Nozbe uzależnie.
Tak, ale w ogóle nie często mi się zdarza coś takiego,
że ktoś tam mnie zna, a co dopiero, że ktoś zna jeszcze Nozbe
i używa Nozbe i to jeszcze z takim entuzjazmem o tym opowiada
na jakiejś imprezie przy drinkach, więc to było bardzo fajne.
No to na pewno ten samozadowolenie z pracy
i musiało ci skoczyć o kilka procent.
Natomiast tobie skoczyło...
Mówiłaś sobie, że jakiś zadowolny jest radca prawny i ta kancelaria,
także widzisz.
Ale ja tu chciałam zrobić bardzo ładne taką pętlę,
że tobie skoczyło, a badania pokazuje,
że 47% doświadczonych adwokatów i radców prawnych
deklaruje wypalenie zawodowe,
a 67% po cichu rozważa zmianę pracy.
Bo pewnie oni nie mają może tak dużo zadowolonych klientów,
którzy spotykają na drinku i którzy się cieszą, że ich spotkali.
To jest taki problem, że zatrudniarz prawnika,
jak już nie możesz sobie poradzić z jakimś problemem przeważnie,
a nie dlatego, że chcesz zatrudnić prawnika.
Ale w ogóle ilu jest radców prawnych w Polsce i adwokatów?
Nie wiem, czy mamy aktualne dane, ale chyba z 53 tys. radców prawnych
i chyba 21-22 tys. adwokatów.
I oni wszyscy, tak jak powiedziałeś we wstępie,
nie pracują zwykle 40 godzin tygodniowo, jak my w Nozbe,
tylko raczej 50, a niektórzy nawet 60%.
Pewnie powyżej 15% do 60%.
I to jeszcze z tego, co właśnie rozmawiałam
i też ostatnio przygotowywałam taki szablon,
który kiedyś będziemy chcieli jakby włączyć do Nozbe
dla osób zaczynających pracę w naszej aplikacji,
a będących pracownikami lub twórcami kancelarii.
Tam jest tyle rzeczy do pamiętania, tyle drobiazgów do skontrolowania
i tyle terminów, które trzeba dopełnić,
że ja sobie wyobrażam, że poziom stresu musi być naprawdę wysoki.
Tak, to na pewno.
Bo to jest zawsze dla nas problem, jak sprzedajemy Nozbe komukolwiek,
nie tylko prawnikom, że nie tylko sprzedajemy aplikację,
która się zwraca, a takim prawnikom o tym opowiemy,
że się zwraca błyskawicznie taka aplikacja,
ale przede wszystkim ten spokój i to poczucie niewypalenia,
to poczucie, że wiem, gdzie to jest, że wiem, na kiedy to jest,
że mogę to szybko sprawdzić, jeżeli się stresuję,
wiesz, budzę się w środku nocy, a na kiedy to miałem,
to wiem, co sprawdzić i wiem, że to jest prawda.
To jest po prostu tak potrzebne.
Jak właśnie przed nagraniem rozmawiałam ze znajomymi prawnikami,
pracami, ale też notariuszami,
to oni non stop funkcjonują w takim trybie awaryjnym.
Mam znajomą, która jest notariuszką
i był taki czas, że bywałam u niej w tej kancelarii bardzo często,
bo po pierwsze miałyśmy córki w tym samym przedszkolu
i jakoś tam żeśmy się wspierały w odbieraniu,
a po drugie jakoś dużo rzeczy akurat załatwiałam
i z jej pomocą, w sensie zawodową,
ona nigdy nie chodziła,
jak wędrowała między swoim tym pokojem,
gdzie przyjmowała interesantów,
a tą recepcją, gdzie siedziała pani asystentka
i jakiś aplikant, który tam miał te pisma jej pomagać,
ona po prostu biegała,
ona miała wiecznie rozwijane włosy,
to była po prostu kwintesencja przerażenia, pożaru, stresu.
Ja nie wiem, jak ona tak funkcjonowała,
a codziennie miała tę kancelarię czynną od lat,
odkąd pamiętam i nadal tak działa.
Może prawnicy powinni zamiast garniturów i garsonek
po prostu przejść na stroje do biegania,
do joggingu z decathlonu.
No, wyobrażam sobie, że ta praca to jest naprawdę,
nie dość, że pracujesz z ludźmi, z terminami,
z innymi prawnikami, bo trudne.
Więc myślę, że jest sposób,
jest sposób na to, żeby z tym lękiem,
z tym ciągłym właśnie trybem awaryjnym
w jakiś sposób powalczyć.
No chyba też zawsze jest lepiej dmuchać na zimne,
niż później składać wniosek o przywrócenie terminu.
To słyszałam, że wniosek o przywrócenie terminu
to jest po prostu taka już,
najgorsza rzecz, jaka się może przytrafić.
A później, nie wiem, jakaś odpowiedzialność dyscyklinarna
na roszczenia z OCE, utrata reputacji,
utrata klientów przez właśnie niedopatrzenie,
przez niemożność znalezienia jakiegoś dokumentu szybko,
przez zagubienie jakiegoś szczegółu,
który był ważny w danej sprawie czy w danym procesie.
Więc myślę, że tutaj naprawdę dużym krokiem
w stronę uspokojenia tego byłoby posiadanie
takiego jednego systemu,
gdzie zawsze wiesz, że to tam będzie
i ten system będzie prosty i w tym systemie
będą działać też twoi współpracownicy.
My ciągle nie umiemy sprzedawać tego świętego spokoju
i tego, że wiemy, że zostanie powiadomione.
Teraz nawet mamy tą nową funkcję,
że Nozbe może tworzyć alarmy nawet na iOSie,
czyli na przykład na iPhone, czyli na przykład,
jak mamy jakiś termin, jakieś spotkanie z kimś
i może być przed, po prostu cały telefon robi mi alarm.
Nawet jeżeli mam telefon włączony, wyciszony itd.,
to dostaję alarm.
Nawet w mojej pracy, która nie jest pracą prawnika,
ta terminowość jest bardzo istotna.
Ostatnio spotykałem się z jednym z klientów,
rozmawiałem właśnie i nie chciałem się spóźnić.
To są takie bardzo istotne rzeczy, a w takiej pracy prawniczej,
z tego co rozmawiałem z moją żoną czy z jej byłym szefem,
ta sytuacja jest po prostu bardzo, bardzo trudna
i bardzo łatwo.
Żeby czegoś nie dopatrzeć.
Tutaj wchodzimy z Nozbe też w temat tego,
że nasza aplikacja jest bardzo prosta w obsłudze
i dostępna na wszystkie platformy.
Więc dodanie terminu, dodanie przypomnienia,
dodanie alarmu, to wszystko są właściwie pojedyncze tapnięcia.
Można szybko to zrobić,
można zrobić różne dedykowane prawnicze aplikacje,
bo to już jest tam trzeba wejść w jakieś menu, w jakieś coś tam znaleźć.
To wszystko trwa i jest bardzo, bardzo trudne.
Rozmawiając też z naszymi klientami i z kancelariami,
ja widziałem, jak oni fajnie, w fajny sposób sobie też nazywają
na przykład swoje projekty, czy swoich klientów, czy swoje nazwy kodowe.
Na przykład pilnują, pamiętam z jednym kancelariom,
że oni pilnują na przykład, że ten sam numer akt jest w nazwie projektu.
Dzięki temu, jak on widzi akta,
wpisuje ten numer akt i już znajduje ten projekt błyskawicznie.
Błyskawicznie znajduje i patrzy, co się taka sytuacja,
patrzy, czy termin jest zaznaczony, to można szybko sprawdzić.
I tutaj mi się wydaje, że ta szybkość działania, właśnie to bieganie,
ale nie bieganie takie literalne, o czym mówiłaś,
tylko bieganie po zadaniach, po klientach, po tych terminach
jest bardzo istotne, żeby to robić szybko i żeby nic nie wyleciało.
Dokładnie.
No i też tak sobie wyobrażam, że ten system,
że wydaje mi się, że tworząc kancelarię,
nie myśli się właśnie o tym,
jaki system współpracy i komunikacji stworzę w swoim zespole.
Bardziej myśli się właśnie o tych wszystkich,
żeby wszystko było legalnie, żeby wszystko było odpowiednio,
żeby było eleganckie wystrój, żeby klienci się czuli prestiżowo,
żeby pozyskać tych klientów,
bo przecież prawnicy nie mogą się reklamować, więc to jest jeszcze trudniejsze,
żeby pozyskać osoby chcące korzystać z ich usług.
I myślę, że może właśnie to, jak zorganizuje zespół,
nie idzie na pierwszym miejscu.
I idziemy do takich rzeczy, do których odnosimy się odruchowo,
czyli komunikacja przez maile, pliki gdzieś tam na komputerze,
pliki wordowskie, jakiś papierowy notes na szybkie notatki,
poczta w outlooku, no a tak na szybko, no to szybko na WhatsAppie,
bo to są takie nasze pierwsze pomysły, jak to zrobić.
A to rodzi właśnie mnogość tych kanałów,
brak tego jednego miejsca takiego strategicznego
powoduje, że tej kontroli jest coraz mniej, a ten chaos jest coraz większy.
I że kolejne sprawy, zamiast my się cieszyć, że mamy kolejne sprawy,
kolejnych klientów, coraz więcej roboty,
to człowiek jest tylko przygnieciony coraz cięższymi kamulcami,
bo tych informacji do spamiętania i skoordynowania jest za dużo,
jak na zespół, który był przygotowany na mniej.
No właśnie, jakby przygotowując się do tego odcinka,
to ten temat wyskakiwał często, że prawnicy się boją być ofiarą własnego sukcesu.
Czyli boją się, że jak zaczną mieć za dużo spraw, to już się nie wyrobią.
To dojdą do jakiegoś sufitu, do jakiejś ściany.
A ja obserwując różnych prawników w różnych krajach patrzyłem,
i też nie tylko prawników, podobnie działają inne zawody też,
że z czasem taki radca prawny, który jest bardzo dobry, czy tam adwokat,
który ma dużo spraw i tak dalej, powinien stawać się, czy notariusz na przykład,
to samo, powinien stawać się osobą, która tylko wpada na podpis,
wpada na ten, coś tam ogarnia, ale wszystko inne robi za niego zespół.
Zespół przygotowuje dokumenty, przygotowuje formularze,
wysyła rzeczy do sądu.
I jeżeli to robi zespół, nawet jednocześć dwuosobowy zespół wsparcia,
to w tym momencie wszyscy muszą mieć dostęp do tych danych w jednym miejscu.
Muszą mieć dostęp szybki do tych danych i łatwo do nich dojść,
żeby nie było pytań, a to gdzie mi wysłałeś, a to gdzie mi wysłałeś,
czy to jest najnowsza wersja Worda, czy to jest coś tam.
Bo to są pytania, które non stop tutaj słyszymy od naszych klientów,
że to się najczęściej powtarza.
A z tego, co mi mówiła też moja żona,
która pracowała w kilku kancelariach, to właśnie mówiła,
że najlepiej się pracowała w kancelariach, gdzie na jednego radcę prawnego
było dwóch asystentów, czyli po prostu aż dwie osoby były do wsparcia,
bo w tym momencie ona mogła skupić się na tych billable hours,
czyli na tych godzinach, za które rzeczywiście klasowała,
nie tylko 200 zł za godzinę, ale takie 300, 400, 500, 1000 zł za godzinę,
takie porządne sprawy.
A z tyłu były osoby, które ogarniały całą administrację,
a jej czas cenny radcy prawnego nie był właśnie marnowany na to,
żeby teraz to w pewnym miejscu włożyć,
to powinno zafailować, czy tam gdzieś wysłać,
że rzeczywiście jest to wsparcie.
No tak, a im więcej jakiś spraw i im szersza działalność,
to musisz zatrudnić więcej tych osób
i w pewnym momencie myśl sobie,
Boże, będę musiała zatrudnić asystentkę nową,
czy właśnie przyjąć nowego aplikanta.
Ja więcej czasu stracę na wdrożenie tego człowieka w to wszystko,
niż już sam bym zrobił.
Pewnie ktoś tak może pomyśleć.
Właśnie przez to rozsianie, przez to skomplikowanie,
też pewnie w przypadku realnych narzędzi typowo branżowych,
też to może być trudne, żeby się w tym połapać.
Narzędzia branżowe tutaj są i są fajne nawet.
Tak patrzyłem i są bardzo takie przygotowane pod prawników itd.
Ale właśnie jakby ja widzę od dawna,
że narzędzie, gdzie bariera wejścia jest najmniejsza,
właśnie bariera wejścia, że zatrudniasz kolejną osobę
i potrzebujesz teraz nie wiadomo ile szkolenia tej osoby,
zatrudniasz sam, możesz szybko dodać termin,
ta bariera wejścia to znowu jest nasz klucz do produktywności,
do zarządzania czasem.
Bariera wejścia powoduje, że jeżeli jest mała,
jeżeli szybko można coś zrobić, jeżeli to wszystko jest przejrzyste i oczywiste,
no to super to działa.
A jeszcze wiesz, u nas my zawsze się śmiejemy,
że można zacząć od tego,
zresztą to na wideo pokazujesz tam dla prawników,
że można zacząć od tego, że tworzysz jeden projekt
i każdy klient to jest jedno zadanie.
I dopiero potem, jeżeli stwierdzasz, o jejka,
to ten klient mi urósł do projektu,
bo tam dla tego klienta może robić więcej rzeczy,
to wtedy tworzysz po prostu projekt dla tego klienta,
więc to możesz szybko zmigrować.
Nie ma takiej struktury, która cię zmusza do jakiegoś działania,
ale to ty dostosowujesz to działanie do swojej kancelarii,
do swoich potrzeb.
Tak, jeżeli ktoś już się przyzwyczai,
to kiedyś właśnie żeśmy rozmawiali chyba tutaj z panem mecenasem,
to mówił, że dla niego, ja myślałam, że sprawa rozwodowa
to pewnie bardzo rozbudowany projekt,
a on z uśmieszkiem mówi, że nie,
u mnie rozwodówka to jedno zadanie, wystarczy.
Że to tylko napisanie pozwu, wysłanie i czekanie.
Więc tak.
No a właśnie tutaj zaczniemy od tych,
jeszcze jakby a propos kosztów,
no to właśnie nawet jeżeli ktoś kasuje naprawdę jak na prawnika niewiele,
czyli na przykład 200 zł za godzinę,
co dla jakby niestety prawnicy, to jest chyba minimalna w tej chwili stawka,
no to nie ważne ile kasuje,
to koszt miesięczny Nozbe to jest od 6 do 8 minut pracy.
Nie tylko, że ta jedna godzina się zwraca,
którą można zaoszczędzić na luzie w ciągu miesiąca,
no to po 6-8 minutach to się Nozbe całe zwróciło, cały miesiąc.
A tutaj dajemy nie tylko efektywność pracy,
ale też właśnie wygodę i ten komfort,
no i realną oszczędność, żeby nie pracować 50-60 godzin tygodniowo.
Tak, no te branżowe programy są chyba też droższe.
Z tego co pamiętam, że chyba nie ma tam tańszych niż 80 zł za użytkownika,
więc no też, nawet finansowo to się lepiej spinę.
Tak, no i też dodanie kolejnej osoby, kolejnej asystentki,
to jest koszt dodatkowego stanowiska za tam 27 zł miesięcznie,
więc to jest znowu niewielki koszt,
żeby wszyscy mieli dostęp do wszystkich danych kancelarii
i mogli działać sprawnie.
Pewnie też jak mówimy o prostej aplikacji dla prawników,
to prawnik sobie pomyśli, dobra, taka prosta aplikacja,
na co z bezpieczeństwem,
jak ona jest taka prosta, to czy wszystko jest tutaj dopięte na ostatni guzik
i czy mimo że ona nie jest prawnicza stricte, to czy tam dbają o dane?
No tak, dbamy.
Czekaj Magda, o bezpieczeństwie za chwilę pogadamy po przerwie,
wrzucimy przerwę na Marka i potem pogadamy właśnie o bezpieczeństwie
i o tym jak dbamy o to bezpieczeństwo i jak to powinno działać.
Także zapraszam.
To, co prostotą i minimalizmem mi bardzo odpowiada,
to odchacanie tych zadań.
Nie mogłem znaleźć dobrego narzędzia dla siebie i wróciłem do Nozbe jakiś czas temu,
zwłaszcza, że teraz to ono już też jest innym narzędziem niż było kiedyś,
bo właśnie dużo lepiej pasuje do tych potrzeb, które ja mam.
I zorganizowałem sobie tę pracę w Nozbe właśnie dlatego w Nozbe,
że tam nie ma pierdyliarda różnych rzeczy, które mnie rozpraszają.
Ta prostota jest dla mnie kapitalna, dlatego że Nozbe nie jest do zarządzania zadaniami,
tylko do robienia zadań.
Nozbe jest takim narzędziem, które nie domaga się twojej uwagi.
I właśnie to, co jest fajne w Nozbe, to to, że każde zadanie jest na wyciągnięcie ręki.
Nie trzeba go szukać w podprojektach, podprojektów, podprojektów.
Dobra Magda, to teraz już powiedzieliśmy, że Nozbe jest proste i jest łatwe
i właśnie jest na wyciągnięcie ręki, żeby zarządzać kancelarią,
także dla osób, które wspierają kancelarię,
które pracują w administracji, w kancelarii.
No to jak to jest bezpieczeństwem danych, powiedz?
Jak to wygląda?
Ty się mnie pytasz, ty jesteś bardziej techniczny.
Ja wiem, że wszystko jest bezpieczne.
Wszystko jest bezpieczne i w porównaniu do tego,
że wysyłamy sobie ważne informacje WhatsAppem albo Gmailem,
to myślę, że dużo bezpieczniej jest trzymać je na naszych serwerach,
które są ulokowane w Unii Europejskiej.
My podlegamy RODO, jesteśmy kontrolowani
i musimy sprostywać wszystkim wymaganiom unijnym i też polskim.
Także myślę, że nie jest z nami tak źle,
jak ktoś mógłby pomyśleć właśnie ze względu na tę prostotę.
No właśnie, ta prostota, jakby to, jak my spełniamy te wszystkie rzeczy,
to jest zupełnie na innym poziomie niż kiedykolwiek.
W tej chwili my też trochę przez RODO zostaliśmy zmuszani,
żeby jeszcze lepiej zrewidować nasze rzeczy.
I tak już wytrzymy na rynku prawie 20 lat
i nasi klienci nam zaufali.
I skoro przeżyliśmy 20 lat z tym zaufaniem,
to znaczy, że robimy coś dobrze.
I tak, jak ja wszędzie się chwalę,
mamy potrójne kopie zapasowe wszystkich danych i tak dalej,
więc naprawdę dbamy o to wszystko bardzo mocno,
to teraz jeszcze przez RODO, żeśmy musieli jeszcze bardziej to doszlifować.
Mieliśmy serię audytów, mamy teraz serwerytyko w Unii Europejskiej,
także nie ma niebezpieczeństwa, że te dane wyjdą do Stanów Zjednoczonych
albo do krajów uleczeć jego świata.
Więc to wszystko jest w Unii Europejskiej,
na kilku serwerach w różnych krajach, po to też, żeby było zabezpieczone.
Wszystkie dokumenty są szyfrowane.
Także każdy dokument, który wyląduje w Nozbe, jest szyfrowany też na dysku.
Więc jakby gdyby kiedykolwiek ktoś włamał się na przykład do komputera,
do serwera, którego my używamy, żeby zobaczyć pliki,
to te pliki będą, dla niego nic nie warte,
bo to są pliki zupełnie zszyfrowane, więc tam on nic nie odczyta.
Więc te wszystkie dokumenty tajne przez poufnę, one są w Nozbe superbezpieczne.
Podczas kiedy niestety, to widzieliśmy, że kancelarie często prawnicy wysyłają dokumenty
na szybko przez maila, to w sumie to nic nie jest zszyfrowane.
To łatwo można przejąć, łatwo można te informacje wyciągnąć.
Dlatego to bezpieczeństwo, kopie zapasowe, szyfrowanie, to są takie rzeczy,
które też powodują, że u nas prawnicy to jest trzecia czy czwarta branża,
jeżeli chodzi o naszych klientów.
Więc jeżeli ktoś powie, no ja jako kancelaria to nigdy bym w czegoś takiego nie skorzystał,
no to mnóstwo prawników nas zwedowało, sprawdziło i z nas korzysta.
Czyli znaczy, że coś robimy dobrze.
Także tutaj jak najbardziej, no to jest dla nas bardzo istotne,
bo wiemy, że to jest kolejny element tego, żeby radca prawny czy adwokat skupił się na dobrej obronie
czy dobremu reprezentowaniu swojego klienta, a nie na tym, gdzie on teraz będzie pliki trzymał.
Więc jakby, żeby nie było się tym przejmować.
Tak, natomiast zawsze jest ryzyko po stronie człowieka.
Błędy ludzkie chyba nawet w najlepszym, zasejfowanym, pięciokrotnie szyfrowanym
i chronionym systemie, jeżeli ktoś, nie wiem, poda komuś hasło,
albo przyklei hasło na monitorze na żółtej karteczce i napisze hasło,
albo nie zainstaluje sobie tego podwójnego, dwustopniowego logowania,
albo, no nie wiem, będzie się logował na jakichś ogólnodostępnych komputerach,
no to wiadomo, że nawet najlepszy system tego nie uchroni.
Natomiast przy odpowiedzialnym użytkowaniu, zastosowaniu się do naszych rad,
właśnie związanych z logowaniem, z chronieniem hasła
i takim zdroworozsądkowym użytkowaniem aplikacji na różnych urządzeniach,
nie widzę żadnej możliwości niebezpieczeństwa akt, klientów.
No właśnie, więc przejdźmy teraz do tego, jak to praktycznie jeszcze raz odznać,
już mówiliśmy trochę o tym, zadania, projekty.
Jak taką aplikację, taką generyczną do zadań, taką jaką jest Nozbe,
czyli projekty, zadania, parametry, komentarze, jak ty byś się dostosowała,
gdybyś była panią Magdaleną Błaszczyk radcą prawnym,
jak byś to sobie ułożyła w twoim doświadczeniu rozmawiając z prawnikami?
Na pewno, jeżeli jesteśmy małą kancelarią i nie obsługujemy dużych,
korporacyjnych klientów, tylko po prostu przyjmujemy konkretne sprawy,
to wtedy totalnie jedna sprawa i jeden projekt.
W tym projekcie utworzyłabym sekcję poświęcona kolejnym etapom tej sprawy.
Na pewno na samym początku byłaby taka karta sprawy,
gdzie bym miała zadanie ze wszystkimi najważniejszymi danymi,
czyli klient, dane, kto decyduje po stronie klienta, kto jest przeciwnikiem,
kto jest jego pełnomocnikiem, w jakim sądzie, jaka sygnatura,
sędzia referent, przedmiot sporu.
Takie najważniejsze rzeczy w jednej, w pigułce, w pierwszym górnym zadaniu,
które zawsze będzie na samej górze tej głównej sekcji.
Tam też fajnie sobie zapisać telefon.
Pamiętamy, że jeżeli napiszemy tel i od razu leci numer telefonu,
to on jest aktywny, więc jeżeli używamy...
Klikalny.
Tak, klikalny, więc można od razu z Nozbe zrealizować połączenie.
W kolejnej sekcji na pewno zrobiłabym zadania związane z przejęciem tej sprawy.
Tak, czyli sprawdzenie konfliktu interesów ewentualnych,
spotkanie wstępne, jocena sprawy.
Właśnie zadanie spotkanie z klientem.
I tutaj ustawiam dokładny termin, godzinę plus przypomnienie z alarmem,
na przykład na 40 minut przed, wtedy kiedy muszę wyjść
albo przygotować się do przyjęcia klienta.
Na pewno... Tak, czyli każdy krok, jaki musimy zrealizować,
aby tę sprawę doprowadzić do końca, to jest zadanie.
W tym zadaniu albo biorę je na siebie, ustalam sobie termin wykonania,
który mogę sprawdzać w kalendarzu,
który mogę dorzucić do kalendarza googlowskiego lub outlookowego.
Ustawiam sobie sama na bieżąco przypomnienia,
natomiast rzeczy, którymi ja się nie zajmuję, deleguję,
czyli przypisuję do swoich współpracowników.
W ten sposób asystentka wchodzi rano do swojej skrzynki przychodzących
czy włącza swój kalendarz i widzi, co ma do zrobienia po kolei chronologicznie.
Tam też komunikuję się w zespole, nie ma tego zagrożenia,
że tu coś zna szybko przez telefon albo na WhatsAppie, albo przez maila.
Nie, na pewno bym zobligowała cały swój zespół,
że słuchajcie, jeżeli mamy klienta pana Pipsztyńskiego
i coś chcemy omówić, to szukamy o konkretnego zadania
i nigdy nie rozmawiamy o tym, gdzie indziej, jak w tym zadaniu.
Jeżeli już tam się zdarzy, to szybka notatka
z podsumowaniem tego, co zostało ustalone, do tego,
żeby był ten jeden system, żebyśmy zawsze wiedzieli,
informacja na temat tego wpisuje.
I w Nozbe super jest to, mi to bardzo często ratuje życie,
że ja jestem trochę chaotyczna, ale pamiętam,
czy tam jakąś dyskusję, czy sama piszę jakiś komentarz
i później muszę do tego wrócić, to sobie myślę,
że ja tam mówiłam, na pewno mówiłam o ulicy Aleja Solidarności,
bo tam jest sąd w Warszawie, ale ja tam to wspomniałam.
I wtedy wpisuję sobie w wyszukiwarce w Nozbe tą jedną frazę,
która pamiętam, że na 100% padła w tej dyskusji
i w sekundę mi to znajduję.
I to właśnie, szczególnie w takich momentach,
że ktoś dzwoni, muszę szybko znaleźć, to mi ratuje 4 litery bardzo szybko.
No właśnie, to ja pamiętam ciągle rozmowy z taką klientką,
która nie jest prawnikiem, ale która z kolei jest w innej branży usługowej
i ona mówiła, że jak odbiera telefon od klienta czy potencjalnego klienta
i on mówi, no dzień dobry, pani mnie nie pamięta,
ja się nazywam tam właśnie Iksiński
i ona w tym czasie wpisuje i Iksiński po prostu w wyszukiwarce w Nozbe
i już jej wyskakuje to zadanie, na czym skończyli, kiedy ostatnio rozmawiali,
a pamiętam, Ksiński, rozmawialiśmy rok temu na temat tego i tego
i on, ale pani świetnie to pamięta.
I tutaj właśnie jest to samo, że interface Nozbe,
przez to, że mamy projekty, zadania i zdania mają parametry i komentarze,
to powoduje, że nie trzeba robić jakichś wielkich notatek.
Po prostu notatką jest komentarz.
I na bieżąco, że po każdej rozmowie telefonicznej z klientem czy z sądem,
od razu dopisać komentarz, rozmawialiśmy o tym i o tym,
o tym, to i to padło i tak dalej.
I w tym momencie cały zespół już o tym wie.
I teraz jeżeli zadzwoni klient, żeby dowiedzieć się, na jakim etapie jest moja sprawa,
to zanim zdąży zapytać, to już osoba, która jest po drugiej stronie,
wpisała tą osobę, znalazła ją w Nozbe i może śmiało powiedzieć,
a tutaj tak, jesteśmy na tym etapie, w tej chwili czekamy na ten termin,
czekamy w tej chwili na coś tam, coś tam, a to pismo wyślemy wtedy i wtedy.
I po prostu to jest błyskawiczne do zobaczenia.
Takie to właśnie przez tą prostotę, że u nas jest ta płaska struktura,
nie muszę wchodzić do folderu, do folderu i tam otwierać załącznika,
czekać aż on się załaduje i w ogóle się później okazuje,
że to nie ten załącznik, tylko właśnie przez to, że wszystko sugerujemy wam
również użytkownikom, żeby w komentarzach właśnie wpisywać,
wtedy unikamy tego kroku otwierania załącznika pliku
i czekania aż on się załaduje i przechodzenia przez niego.
Ja miałem też taką rozmowę z kolegą, prawnikiem,
który bardzo dużo używa Microsoft Word, nie, Worda używa,
to on właśnie mówił, że on używa wiadomo track changes,
czyli tego, żeby śledzić zmiany w dokumencie i to jest super,
to jest bardzo fajne, ale ja i tak powiedziałem mu, słuchaj,
jeżeli w Nozbe działasz, to ja bym ci radził,
że nawet jak już zapiszesz ten plik i chciałbyś, żeby on był jednak w drugiej kopii,
to po prostu wrzucaj go do Nozbe po prostu, bezpośrednio, jakby do komentarza
i wtedy będziesz też wiedział, gdzie jest najnowsza wersja,
jak ona wygląda, jak ona wyglądała, będziesz miał dostęp do historii.
Ale mówisz, żeby wgrywać plik czy żeby kontrol A, kontrol C do komentarza?
Nie, po prostu wrzucić plik po prostu do komentarza, tak fizycznie po prostu go wrzucić,
nawet jeżeli on go ma w chmurze Microsoftu i tak dalej,
to wrzucić go nawet do Nozbe jako dodatkową kopię, dodatkowe miejsce,
gdzie ma do niego szybki dostęp i szybki podgląd.
Lub też im radziłem na przykład, jeżeli ma ten dokument w ostatniej wersji na przykład,
już w Track Changes w tym, znowu w chmurze Microsoftu,
no to wysłać drukuj do PDF-a i tego PDF-a załączyć.
I w tym momencie ma to wersję dokumentów w formie PDF-a,
którą łatwo może podejrzeć nawet na telefonie, ma w komentarzach.
No tak, bo nie trzeba wtedy pobierać, bo w Nozbe mamy podgląd.
Mamy świetny podgląd Nozbe PDF-ów i po prostu to powoduje,
że on, nawet jeżeli nie chce nad tym dokumentem teraz pracować,
ale może go szybko przywołać i nie musi teraz, będąc na telefonie,
nie musi teraz szukać tego dokumentu w chmurze Microsoftu i tak dalej.
Po prostu ma to przypięte do tej sprawy, do tego Pana Ksińskiego i do tego tematu.
No i na sprawie jest też taka, że od tego tygodnia mamy już logowanie się w ogóle
i zakładanie konta w Nozbe przez Microsoft.
Więc dla tych kancelarii prawniczych, które korzystają z Microsoftu
i mają chmurę Microsoftu i każdy ich pracownik ma login Microsoftu,
to mogą tak samo założyć konto w Nozbe prosto z Microsoftu.
Prosto używając loginu Microsoftowego.
Także to działa bardzo sprawnie, bardzo szybko.
Wtedy nie trzeba pamiętać w ogóle loginu do Nozbe,
tylko logujemy się za mocą naszego ID Microsoftowego.
No a wracając do tego projektu, no to w kolejnych sekcjach
na pewno już by było postępowanie przed sądem.
Tam na pewno byłoby zadanie powtarzające się regularnie.
Sprawdź portal informacyjny, żeby sprawdzić taki jaki jest status.
Na pewno bym zrobiła też kolejną jakąś część.
Pewnie to by była sekcja, albo może jeszcze w poprzedniej wyroki środki zaskażenia.
Tam też bym miała wszędzie terminy, wszędzie przypomnienia,
żeby właśnie zrzucić z siebie ten ciężar pamiętania.
Od razu robię sobie zadanie, od razu termin i przypominajka.
To jest po prostu naprawdę zbawienie.
No i na samym końcu ewentualnie druga instancja,
później pewnie wniosek o klauzule wykonalności
czy inne jakieś egzekucy, inne już skomplikowane rzeczy.
No i na samym końcu ostatnia sekcja, zamknięcie sprawy, rozliczenia.
Tutaj sprawy jakieś fakturowe, faktura końcowa, czy jest wystawiona, czy nie.
Tutaj można zawsze delegować właśnie czy na panią księgową, czy na asystentkę, czy na asystenta.
No i wiadomo, można też archiwizować jakieś akta, żeby mieć je u siebie.
Jeżeli to jest okej prawnie, w Nozbe nic nie ginie, nic nie kasuje się.
Jeżeli kończymy jakiś projekt, on przechodzi do archiwum, do projektów zakończonych.
Natomiast wyszukiwarka nadal działa tak, że jeśli powiemy Nozbe, że szukaj w zakończonych,
to on również tam zagląda i tam też wyszukuje nawet tej frazy,
gdzieś wspomnianej w komentarzu, jeżeli trudno nam zapamiętać nazwisko klienta,
ale może pamiętamy jakiś wyraz użyty, to też sekundkę można to znaleźć.
Właśnie nawet w tej, już się śmieję, że w tej piwnicy, tam gdzie poszły projekty zakończone.
No właśnie to jest też istotne, że to wyszukiwanie, Nozbe potem stanowi takie repozytorium archiwum,
takie właśnie cyfrowe całej kancelarii, że po prostu można znaleźć te stare sprawy.
Można, wiesz, pytam się z jakiej ekspertyzy korzystaliśmy przy tej i tej sprawie.
I wtedy możesz sprawdzić z jakiej ekspertyzy i znaleźć tą osobę.
My mamy taki mały spoiler, kolejny podcast nagramy razem.
Będziemy siedzieli koło siebie Magda, bo nagramy w Gdyni na naszym zjeździe filmowym.
Tym razem wracamy do naszego HQ, do miasta, z którego niby pochodzimy, czyli mojego miasta,
rodzinnego Gdyni i będziemy nagrywali podcast stamtąd i ten.
No i właśnie to, co chciałem powiedzieć, to jest to, że wypadło mi ten sens z głowy.
A nie chciałaś mówić, o czym będziemy rozmawiać w przyszłym odcinku?
Nie, coś tam wzywałem do, ojeje, to już teraz wszyscy śmieją.
No wróć się, jak już nie będziesz tego potrzebował.
Jeszcze ostatni raz obiecuję, chciałam wrócić do tego projektu, który bym sobie zrobiła jako sławna.
A, już wiem, przepraszam, to już tak przypomniało mi się.
Dobra. I chodziło o to, że my często jak organizujemy taki zjazd filmowy,
właśnie raz w roku, to się potem zastanawiamy, hej, a skąd zamówiliśmy słynne krówki Nozbe?
Hej, a skąd zamówiliśmy te i te garzety?
I w tym momencie my po prostu wracamy do starych, zarchiwizowanych projektów od zjazdów,
poprzednich lat i tam znajdujemy te kontakty.
Więc my nawet tego sobie ekstra specjalnie nie zapisujemy w jakichś miejscach,
tylko po prostu wiemy, że to zawsze możemy znaleźć.
Więc o to mi chodziło, że ten powrót do archiwum, do tego, a jakiej firmy używaliśmy do tego i tego,
albo jaką atrakcję zamówiliśmy w ten i ten zjazd, to można to sprawdzić.
Można spokojnie wejść do tych starych projektów zjazdowych
i zobaczyć, co tam dokładnie robiliśmy, co zamawialiśmy i komu płaciliśmy.
Dokładnie. Natomiast wracając do projektu, to jak już sobie raz zrobię do jakiejś sprawy taki projekt
i sobie go pięknie ustawię, podzielę na te sekcje,
bo przepisuję zadania, że tym się zajmuje asystent, a tym aplikanta, to są moje zadania,
to absolutny must to jest zrobienie z tego szablonu.
Dlatego, że jeżeli prawdopodobnie kolejna sprawa, kolejny klient będzie w jakiś sposób analogiczny
i to sprawia, że szablon będzie sobie na nas czekał, my klikniemy tylko guzik
utwórz projekt z tego szablonu i nam się tworzy nowa robocza przestrzeń,
w sensie nie przestrzeń, tylko miejsce, w którym możemy zajmować się tym nowym klientem.
Idąc podobnymi krokami, bo skoro jest podobna sprawa, to dlaczego by wymyślać Amerykę,
jeszcze raz odkrywać ją. Także tak, szablony na pewno się przydadzą,
na pewno zadania powtarzalne, na pewno terminy przypomnienia
i na pewno delegowanie zadań. I tak naprawdę niczego więcej nie trzeba.
I tak trzeba ciągle zaglądać do tego portalu, czy przez ten dedykowany jakiś program branżowy,
czy jako osobny serwis otwarty na komputerze. Wydaje mi się, że to już nie ma znaczenia.
Jest tak przyjemne w użyciu, właśnie jak mówił Marek w tej prezentacji,
Ono sobie działa w tyle, ono nam nie przeszkadza, ono jest po prostu takim cudownym wehikułem,
w którym ta komunikacja płynie tak naturalnie, intuicyjnie.
No zdecydowanie. I dlatego mam nadzieję, że też zadresowaliśmy te wszystkie wątpliwości
odnośnie bezpieczeństwa danych. Odnośnie tego, że teraz po prostu działanie w chmurze
jest bardzo istotne, po prostu ważne jest, żeby wybrać zaufanego partnera,
żeby zaufaną aplikację, zaufane miejsce, a myślę, że przez prawie 20 lat na rynku
na to zaufanie, żeśmy zapracowali i ciągle to ulepszamy.
Przygotowaliśmy specjalną stronę, taką dedykowaną dla prawników, czyli nosb.pl-naprawnicy.
Także tutaj będzie link do odcinka, gdzie tam też więcej piszemy dokładnie.
Tam jest taki mały filmik fajny pokazujący, Magda jest narratorką tego filmu,
gdzie pokazujemy, jak widzimy taką pracę w kancelarii.
To jest krótki film, 3-minutowy, warto obejrzeć.
No i w ogóle warto przejść tą stronkę.
No i teraz przygotowujemy taki mini szablon do tego, jak powinna kancelaria funkcjonować
albo jak powinna idealny klient, czy idealna sprawa wy funkcjonować.
Więc jakby ktoś chciał taki szablon, to niech się zgłosi do naszego wsparcia klienta,
to taki szablon dostanie. Także zapraszamy.
I też czekamy na feedback od prawników.
W sensie od tych, którzy nas słuchają, którzy używają Nozbe.
Chętnie posłuchamy, jak z tego korzystacie, co możemy jeszcze ulepszyć w aplikacji,
żeby było jeszcze łatwiej, jeszcze przyjemniej.
Bo naszym zadaniem jest tworzyć aplikację uniwersalną, ale uniwersalną, skuteczną.
Elastyczną.
Elastyczną i skuteczną dokładnie.
I prostą w obsłudze taką, żeby właśnie nawet tak wymagające zawody,
jak radcy prawni czy adwokaci, byli w stanie z niej korzystać i mogli ją prowadzić.
Na końcu taka anegdota, że jednym z naszych klientów jest taka większa kancelaria z Poznania,
nie pamiętam, już jedno z dużych miast.
I pamiętam, że tam mieliśmy sytuację, że ten partner zarządzający tą kancelarią
nigdy się nie zalogował do Nozbe przez komputer.
Całą kancelarią zarządzał z iPhone'a.
Więc dla niego na przykład to, że Nozbe jest tak samo mocny na iPhone'ie jak na komputerze,
że ma te wszystkie funkcje, że nie ma czegoś, co można zrobić tylko na komputerze,
tylko wszystko ma pod ręką, że te wszystkie sprawy na wieżąco sprawdza,
to on tylko z telefonem nie jeździł.
Bo on był partnerem zarządzającym, był ciągle w drodze,
to dla niego dostęp przez iPhone'a do kancelarii był kluczowy.
I to jest taki fajny przykład, że to co my robimy po prostu realnie komuś bardzo mocno pomaga.
No i ja wiem, że na pewno po przesłuchaniu tego odcinka,
szczególnie jeszcze z nami, którzy nie jesteśmy prawnikami, prawnicy pomyślą,
co oni mogą wiedzieć, my mamy taką skomplikowaną robotę.
Nie, to jest jakaś prosta aplikacja, nie ma opcji.
A proszę, po prostu omincie ten krok i pomyślcie,
czy tak naprawdę wasza praca nie składa się z tego,
że macie duży projekt pod tytułem sprawa lub klient
i w tym macie kolejne kroki do wykonania,
plus musicie delegować zadania i ustalać rzeczy z zespołem.
Tak naprawdę nawet najbardziej skomplikowaną jakąś fizykę kwantową
można rozbić na te właśnie etapy, jakaś struktura, w której pracujemy,
plus zadania, kroki, które realizujemy.
I to Nozbe ma i jest intuicyjne i proste, więc warto naprawdę spróbować,
nie uprzedzając się.
A jeżeli mimo wszystko nie daliście się przekonać,
uważacie, że to się na pewno nie da, to nie jest możliwe,
to nie zachęcam do odwiedzenia strony Nozbe.pl na prawnicy,
ale zachęcam, żeby odwiedzić inną stronę, czyli Nozbe.pl na demo.
I żeby z Magdą porozmawiać, jeden na jeden,
pokazać, jak funkcjonujecie w waszej kancelarii,
a Magda wam pokaże, jak ona by to zrobiła w Nozbe.
Magda, która ma doświadczenie już setek rozmów z klientami z różnych branż,
w tym prawników, że ona wam pokaże i nie będzie się wymądrzała,
że jest panią mecenas Magdą Błaszczyk,
tylko że pokaże, jako pani ekspertka od produktywności,
jak to można zrobić w naszej aplikacji.
Także zamiast Nozbe.pl na prawnicy zachęcam na Nozbe.pl na demo.
I umówić się z Magdą na dogodny termin,
żeby po prostu zderzyć te tematy,
bo jestem przekonany, że po takiej rozmowie zobaczycie,
jak fajnie i łatwo i przyjemnie można do tego podejść.
No dobrze, to chyba dowiemy się do brzegu.
Dziękuję pani mecenas za wspólne...
Dziękuję panie nie mecenasie.
Dokładnie, więc jeśli śmieję, ja mam takiego przyjaciela,
który jest prawnikiem i ja do niego dzwonię,
to do niego pani mecenasie, a on do mnie panie prezesie.
Także dziękuję wszystkim za posłuchanie.
Zachęcam do subskrypcji, do polecenia tego podcastu,
znajomym mecenasom, prawnikom, żeby posłuchali i umówili się na demo z Magdą,
ale przede wszystkim żeby posłuchali i zobaczyli,
czy nie mogą po prostu ułatwić swoich procesów w kancelarii,
tak żeby mogli pracować mniej niż te tysiące...
I spokojniej.
I spokojniej.
I nie biegać tyle, żeby nie zakładać stroju dekatlonu,
tylko rzeczywiście żeby nie przepłacić garnituru albo garzonki.
Dobra, to dziękuję wszystkim i do zobaczenia za miesiąc
na zjeździe filmowym.
Cześć Magda.
Dziękujemy, na razie.
Nozbe pomaga tysiącom przedsiębiorców i ich zespołom
w prosty sposób zorganizować swoje życie zawodowe i prywatne
w jednej aplikacji w prosty sposób.
Nozbe jest bezpłatne do trzech aktywnych projektów i trzech osób w zespole.
Więc wypróbuj już dziś i odbierz bonus, który potem wykorzystasz,
aby odblokować nieograniczone projekty.
Jeszcze raz, dziękujemy, że słuchasz podcastu Nie Ma Biura
i mamy nadzieję, że szepniesz o nim słówko,
znajomym.
Do zobaczenia i usłyszenia w następnym odcinku.
W międzyczasie możesz odebrać swoje bonusowe kredyty tutaj.
Zapraszam.