Witajcie w 76. odcinku podcastu Nie Ma Biura. Dziś poruszamy temat, który może okazać się kontrowersyjny – dlaczego WhatsApp, mimo swojej popularności, nie sprawdza się jako narzędzie do zarządzania projektami i współpracy w zespole.

Na początek warto zaznaczyć jedno: WhatsApp to świetny komunikator. Korzystamy z niego codziennie – do rozmów z rodziną, znajomymi, grupami rodzicielskimi, czy zespołami sportowymi. Mamy tam prywatne grupy rodzinne, gdzie dzielimy się zdjęciami z wakacji, grupy klasowe z innymi rodzicami, grupy treningowe czy towarzyskie. W wielu przypadkach WhatsApp pełni funkcję domowego centrum komunikacji.

I właśnie dlatego wiele firm wpada na pomysł: „skoro to działa tak dobrze prywatnie, może użyjmy tego także w pracy?” Niestety – mimo licznych zalet jako komunikatora – WhatsApp kompletnie nie nadaje się do pracy projektowej. W tym odcinku omawiamy 10 powodów, dla których korzystanie z WhatsAppa do zarządzania firmą to prosta droga do chaosu.

Jednym z kluczowych problemów WhatsAppa jest kwestia bezpieczeństwa danych. Aplikacja należy do firmy Meta, która – choć deklaruje szyfrowanie end-to-end – ma dostęp do ogromnej ilości tzw. metadanych: wie, kto z kim rozmawia, jakie pliki są przesyłane, jak nazywają się grupy, i tak dalej. Treść wiadomości jest co prawda szyfrowana, ale cała reszta niekoniecznie.

Do tego dochodzą ograniczenia związane z RODO. WhatsApp spełnia tylko część wymagań rozporządzenia – a w kontekście firmowym to zdecydowanie za mało. Bardzo łatwo też popełnić błąd: przesłać coś nie na tę grupę, nie temu odbiorcy. W prywatnych rozmowach to może być niezręczne. W firmowych – ryzykowne.

W Nozbe podchodzimy do tego inaczej. Wszystkie dane przechowywane są na serwerach w Unii Europejskiej. Nozbe jest w pełni zgodne z RODO i oferuje prywatność oraz bezpieczeństwo klasy biznesowej. Każde zadanie to bezpieczna przestrzeń – osobna „szufladka” z przypisanym kontekstem, komentarzami, terminami i załącznikami.

Kolejny problem WhatsAppa to brak struktury i skalowalności. W małym zespole, przy jednej grupie, można jeszcze coś ogarnąć. Ale im więcej osób, tematów i projektów – tym szybciej wszystko się rozpada. Chaos rośnie wykładniczo. W końcu nie wiadomo, co jest ważne, co było zadaniem, kto za to odpowiada i na kiedy coś miało być zrobione.

W Nozbe wszystko ma swoje miejsce: projekty, zadania, komentarze, terminy. Można łatwo przypisać odpowiedzialność, ustawić datę wykonania, filtrować po tagach, widoku tygodnia, priorytetach. A jedno zadanie może być widoczne w różnych kontekstach – bez żadnych sztuczek i kombinacji.

Brak planowania i priorytetów
W WhatsAppie nie ustawisz daty wykonania, nie przypiszesz odpowiedzialności, nie stworzysz widoku tygodnia. W Nozbe wszystko to jest dostępne. Możesz tworzyć plan działania z priorytetami, kalendarzem i osobami odpowiedzialnymi.

Brak działania
WhatsApp to rozmowa, a nie wykonanie zadania. W Nozbe wszystko prowadzi do działania. Z komentarza tworzysz zadanie, a potem je realizujesz. Nozbe to narzędzie do działania, nie tylko komunikacji.

Brak kontekstu i historii
W WhatsAppie po kilku dniach nikt nie pamięta, co było ustalone. Trudno wrócić do starszej rozmowy. W Nozbe kontekst zostaje zachowany w każdym zadaniu: komentarze, załączniki, decyzje, historia. Masz pełen przegląd tego, co zostało ustalone i dlaczego.

Pomieszanie życia prywatnego z zawodowym
W WhatsAppie dostajesz wiadomości z pracy i od rodziny w jednym miejscu. To rozprasza. Łatwo też przypadkowo wysłać coś poufnego nie tej osobie. W Nozbe masz osobne przestrzenie: firmową i prywatną. Masz pełną kontrolę nad tym, gdzie jesteś i co robisz.

Zarządzanie powiadomieniami
WhatsApp nie daje kontroli. Albo wszystko Cię powiadamia, albo nic. W Nozbe sam decydujesz, które projekty śledzisz i o czym chcesz być informowany. Zadania trafiają do sekcji "Przychodzące", a Ty wybierasz, czy chcesz dostać powiadomienie na telefon lub komputer.

Brak komunikacji asynchronicznej
WhatsApp wymusza natychmiastową odpowiedź. Pojawia się presja, FOMO, dzwonki, buzzery. W Nozbe piszesz, gdy masz czas. Odbiorca odpowiada, gdy może. Komentarze są dłuższe, przemyślane. Komunikacja jest spokojna i merytoryczna.

Brak zarządzania załącznikami i wiedzą
W WhatsAppie pliki giną w gąszczu rozmów. Nie ma wersjonowania, nie wiesz, co jest najnowsze. W Nozbe każdy plik jest przypisany do zadania. Masz porządek, integracje z Dropboxem, OneDrive i Google Drive (wkrótce). Historia projektu jest zawsze dostępna.

Brak raportowania i analiz
WhatsApp nie pozwala na śledzenie postępów, przeglądy czy retrospektywy. W Nozbe widzisz, co zrobione, co czeka, co się opóźnia. Możesz robić przeglądy tygodniowe, analizować postępy i zamawiać raporty mailowe.

Bonus:
WhatsApp działa tylko na jednym telefonie i od niedawna na iPadzie czy komputerze. Nozbe działa na wielu urządzeniach naraz – na Androidzie, iPhonie, Macu, Windowsie. Logujesz się i masz wszystko wszędzie.

Podsumowanie:
WhatsApp jest świetny – do rozmów prywatnych. Nozbe – do pracy.

WhatsApp to prosty komunikator. Nozbe to narzędzie do zarządzania zespołem i zadaniami. Pozwala delegować, planować, priorytetyzować i działać. W Nozbe komunikujesz się przez zadania – każda rozmowa ma kontekst i prowadzi do realizacji. Po prostu: Nozbe to praca. WhatsApp to czat.