Witajcie w 33. odcinku naszego podcastu Nie Ma Biura. Mówimy w nim najczęściej o pracy, komunikacji i o życiu z perspektywy osób od lat pracujących zdalnie. Pracujemy zdalnie w firmie Nozbe, która w ogóle nie ma biura, więc nawet, gdybyśmy chcieli nie pracować zdalnie to i tak byśmy nie mogli, bo to jest główny filar naszej firmy. Ja jestem Magda a teraz witamy Ewelinę. Cześć wszystkim.

No więc dzisiaj jesteśmy my i tylko my - nie mamy żadnego gościa, ponieważ jesteśmy na gorąco i pełne emocji po retrospekcji naszego działu marketingu w Nozbe. Przeprawiło to nas o dużo dyskusji gorącej, też wiele emocji - szczególnie mnie (możemy o tym pogadać później). I chcielibyśmy się bardzo z wami podzielić tym, czym jest retrospekcja, po co ją robimy i jak ona przebiega u nas w firmie.

Dokładnie tak. Tak naprawdę Nozbe to moja taka pierwsza firma, gdzie taka retrospekcja jest robiona - jestem zszokowana, bo jest to dosyć taka rzecz, o, której wszyscy mówią,, że trzeba gdzieś tam patrzeć wstecz na swoją pracę, na swoje działania, oceniać, wyciągać wnioski, a tak naprawdę nikt tego nie robi, więc… To też chyba była taka w sumie druga retrospekcja, w, której brałam udział, bo pierwszą mieliśmy podczas naszego zjazdu na Nozbe Reunion i teraz ona trochę wyglądała inaczej - było na pewno może nie mniej przyjemnie, ale tak bardziej kontrowersyjne niż na początku.

Myślę, że na pierwszej retrospekcji bardziej skupiliśmy się na takim powiedzeniu sobie, jak to będzie wyglądać, bo inne działy w naszej firmie już od dawna mają taką retrospekcję - my tego wcześniej nie robiliśmy, a teraz już przeszliśmy do takich twardych wniosków, więc może dlatego bardziej bolało niż za pierwszym razem.

Tak i też ta retrospekcja dotyczyła działań naszego małego zespołu - bo w Nozbe zespół marketingu liczy raptem 5 osób. Nie jesteśmy wielką firmą, taką jak niektóre nasze firmy konkurencyjne,, które dostają np. taka firma konkurencyjna, która się nazywa jak dzień tygodnia po angielsku (pierwszy) dostała już 385 mln dolców z różnych rund finansowania, więc wiadomo, , że oni wyskakują po prostu w każdym momencie - oglądasz youtube o dzieciach czy horrory czy nie wiem, co jeszcze to zawsze ta ich reklama wyskoczy i przypuszczam,, że ich dział marketingu musi być z siebie dumny, bo naprawdę kurczę - ich pracownicy i klienci i ich znajomi widzą: hej, to twoja firma się pokazuje - banner Twojej firmy.

A jeżeli my jako Nozbe jesteśmy finansowani od was, czyli z portfeli userów - z portfeli i z tego co na subskrypcję naszych aplikacji wpłacają klienci , to wiadomo, że nasze możliwości są bardziej ograniczone więc wymaga się więcej kreatywności i jakiś takich różnych sposobów na pokazanie tych efektów pracy marketingu. Więc nie zawsze one są takie widoczne i takie z fajerwerkami i takie efektowne. Dlatego też w retrospekcji usłyszeliśmy od siebie nawzajem,, ale też od całego zespołu, który nie był obecny na tej retrospekcji,, ale wcześniej był poproszony o komentarze, sporo takich ostrych słów - nie w stosunku do osób, tylko po prostu do działań i nie do końca satysfakcjonujących efektów.

Myślę,, że jeżeli coś jest ważne w retrospekcji, tak jako ogólna taka zasada to jest właśnie to, co powiedziałaś,, że te uwagi i ten feedback nie jest do konkretnych osób tylko do działań, jakie robimy i zazwyczaj wygląda to tak,, że wiele rzeczy,, które dzieje się u nas w firmie gdzieś tam dyskutujemy na forum i jakby jedna osoba nie jest odpowiedzialna za wymyślenie czegoś czy przeprowadzenie raczej za samą egzekucję właśnie także. Myślę, że też trochę łatwiej nam to przyjąć dzięki temu bo nie czujemy, że gdzieś tam to jest nasza wina, że zrobili zrobiliśmy jakiś błąd tylko po prostu próbowaliśmy czegoś to działanie niekoniecznie wyszło albo można by zrobić to lepiej i dzięki temu też taki właśnie taki Fibak niekoniecznie pozytywny jest łatwiejszy trochę do przedstawienia dla nas w ogóle powiedzmy co to jest ta retrospekcja tak teoretycznie i bardziej, żebyśmy ładnie weszli w to i wiedzieli o czym mówimy.

Wydaje mi się, że w ogóle cały pomysł pochodzi od agile'owych i scrumowych głównie projektów IT, w których po skończonym projekcie cały zespół projektowy - bez względu na to, czy liczy 3 czy 30 osób i czy projekt trwał tydzień czy dwa lata - spotykają się po to, żeby omówić i wydobyć od tego zespołu całą wiedzę i całe doświadczenie zdobyte podczas tego projektu i później to co na tej retrospekcji (czy też retrospektywie jak niektórzy mówią) wyjdzie możemy przełożyć i to jak najszybciej najlepiej na kolejne projekty, żeby były lepsze i, żeby uniknąć popełnionych błędów.

Tak dokładnie tak. I tak kolokwialnie mówiąc taka retrospekcja to takie cofanie się trochę w czasie w zależności od tego, kto jak lubi czy po skończonym projekcie, czy po jakimś okresie po prostu - u nas to jest mniej więcej okres trzech miesięcy i patrzenie, co zrobiliśmy, jak zrobiliśmy, jakie popełniliśmy błędy, co zrobiliśmy fajnego, co możemy zrobić lepiej, jakie mamy wnioski, czyli po prostu takie bardzo szczere i dogłębne podsumowanie działań z każdej strony, żeby po prostu kolejne rzeczy robić lepiej, bardziej efektywnie, ciekawiej, z większym sukcesem.

Dokładnie. Teraz też jeśli chodzi o takie założenia teoretyczne, to właśnie tutaj Ewelina wspomniała, jak często: można robić po projekcie, a można umówić się, że robimy cykliczne takie spotkania., żeby regularnie się spotykać, jeżeli nie ma jakichś większych kampanii lub projektów. Jak długo trwa takie spotkanie? Znalazłam - i w sumie to się super potwierdziło w naszym przypadku, że długość takiego spotkania najczęściej odpowiada liczbie osób w zespole razy 30 minut, więc rzeczywiście ta nasza trwała trochę ponad dwie godziny.

Warto ten czas dopasowywać do tego, co powiedziałaś na początku. W związku z tym, że nasza pierwsza retrospekcja była taka dosyć luźna na początku w kalendarzu przewidzieliśmy chyba jedną godzinę natomiast skończyliśmy po dwóch i pół. Więc rzeczywiście było, o czym rozmawiać, ale warto też założyć, że ten czas może być dłuższy, może być krótszy, żeby gdzieś tam się przygotować na to, bo jednak myślę, że taka retrospekcja dobrze przeprowadzona jest dużą częścią sukcesu dalszych działań w kolejnych miesiącach. Jest to ważny proces także warto poświęcić na to nawet więcej czasu niż początkowo zakładaliśmy.

To prawda,, ale właśnie tak ogólnie to dać każdej osobie około 30 minut czyli tak, żeby powiedziała w takich kolejnych rundach: co dla niej było OK, co dla niej nie było OK, i co uważa, że można by fajnie poprawić , jeżeli już ma jakieś pomysły to też można to zapisać i powiedzieć już podczas takiej retrospekcji. Aczkolwiek raczej unikamy planowania i układania strategii na kolejne rzeczy. Ta retrospekcja jest tylko po to, żeby podsumować miniony czas lub projekt, a dopiero na podstawie tego już w nowych działaniach u nas w naszym przypadku oczywiście w nowym projekcie te wnioski zostają wprowadzane stopniowo w życie.

Ostatnio Michał rozmawiał z Michaelem St. Pierre. To jest jeden z użytkowników naszej aplikacji i bardzo fajny i mądry człowiek, fan produktywności. Powiedział, że z retrospekcją to jest coś takiego, że każdy z nas codziennie się widzi w lustrze i nie dostrzega niektórych rzeczy, a dopiero taka retrospekcja czyli jakby ktoś na ciebie patrzy albo ktoś ci robi zdjęcie i wtedy zauważysz: mówisz o kurczę, mam większe zakola albo jakoś posiwiałam albo nie wiem… oczy mi się zmniejszyły, bo na co dzień tego nie dostrzegamy. Dopiero jeżeli jakiś bodziec z zewnątrz jakoś nas dotknie, to wtedy zauważamy jakąś rzecz, która wcześniej wydawała nam się albo nieistotna albo w ogóle na nią nie zwracaliśmy uwagi.

To też jest tak, że jak robimy coś przez jakiś czas, to trochę jesteśmy w tym procesie już tacy osadzeni, że po prostu pewne rzeczy dzieją się automatycznie i ciężko nam spojrzeć z dystansu na to. A osoby, które gdzieś tam z boku patrzą na naszą pracę, widzą, że coś można zrobić lepiej, coś można zrobić inaczej, są trochę tak out of the box więc mają trochę inną perspektywę i to jest też fajne, żeby, żeby taki feedback dostać od takich osób.

Tak też wydaje mi się, że retrospekcja jest odgórnie przestrzenią, w której każdy wydaje zgodę na to, żeby być krytykowanym. Oczywiście to musi być zrobione z klasą i w odpowiedni, empatyczny, nieprzemocowy sposób,, ale to jest takie miejsce, taki pokój, taka przestrzeń, w której odgórnie "defaultowo" mówimy: tak jestem gotowa na to, żeby przyjąć feedback.

Tak myślę, że też z zasady tak łatwiej jest w ogóle nam ludziom wskazywać błędy niż pozytywne rzeczy, więc po prostu przed taką retrospekcja trzeba się przygotować do tego, że raczej ludzie będą ganili czy tam wytykali jakieś rzeczy, które nie do końca wyszły albo mogłyby pójść lepiej niż mówili co wyszło fajnie. Natomiast tak jak powiedziałeś my też na początku ta, żelazna zasada, że krytykuję działania a nie osoby - to jest taki taki bufor bezpieczeństwa, dlatego, że ktoś może właśnie nie czuć się atakowany czy nie czuć, że jego praca jest wykonywana beznadziejnie czy jakoś gorzej i po takim spotkaniu to jest najważniejsze. Tak jak powiedziałam to forma też przekazywania takich niekoniecznie pozytywnych informacji też jest mega ważna wiadomo, że każdy z nas ma różną wrażliwość, różnie reaguje na krytykę. Dla jednych praca jest czymś bardzo ważnym - takim, który stanowi o wartości danej osoby, więc po prostu trzeba wiedzieć, że jeżeli mówi się niekoniecznie pozytywne rzeczy, to po prostu trzeba to zrobić w odpowiedni sposób.

Tak w ogóle o przyjmowaniu feedbacku i informacji zwrotnych i o ich przekazywaniu musimy zrobić odcinek - myślę, że to już w nowym roku zrobimy. To jest bardzo ważny temat dla mnie szczególnie. Właśnie po tej retrospekcji postanowiłam sobie poszukać materiałów i jakiejś informacji na temat, jak lepiej i zdrowiej przyjmować feedback i nie brać go tak bardzo do siebie i umieć sobie budować do tego dystans i wyciągnąć z tego fajne rzeczy a te gorsze rzeczy po prostu uznać za coś, co osoba która daje ci tę informację zwrotną, chce usprawnić. Chca to zrobić dla firmy a nie w zasadzie ciebie skrytykować, bo nikomu chyba by się nie chciało spędzać czasu na to, żeby wyszukiwać rzeczy, żeby mnie skrytykować tylko po to, żeby ta firma lepiej działała i, żebyśmy mieli wszyscy lepsze efekty i, żeby była bardziej rozpoznawana i bogatsza.

Z takich praktycznych rzeczy mogłybyśmy zacząć od pierwszego etapu, czyli od przygotowywania retrospekcji. O jej terminie zdecydowaliśmy już jakiś czas temu teraz był zmieniany, ale to z powodów jakichś tam niezależnych, ale trzeba sobie znaleźć moment, który wszystkim pasuje. Musi to być, tak jak już wspomniałyśmy, tyle czasu plus troszeczkę jeszcze zapasu, żebyśmy nie musieli się spieszyć, żeby się nikt nie stresował, że musi iść ,tylko, żebyśmy mogli naprawdę dogłębnie i fajnie przejść przez wszystkie punkty retrospekcji. Należy też, jak z każdym spotkaniem, ustalić, kto na tym spotkaniu będzie i sprawić, żeby to były tylko naprawdę potrzebne i związane z danym tematem osoby.

Na spotkaniu był Michał, czyli nasz szef marketingu i firmy, był Rafał, który jest product managerem i jest odpowiedzialny za promocję samego produktu, był Marco, który jest u nas odpowiedzialny za oprawę artystyczną, za branding i grafiki. I byłyśmy my dwie, czyli takie bardziej "Executive" - osoby, które się zajmują wykonywaniem tej całej strategii, którą planujemy oraz jeszcze Emilia, która jest połową ducha w Dziale Obsługi Klienta a połową - w dziale marketingu i zajmuje się m.in. przygotowywaniem naszych stron internetowych. CZyli mamy już termin i mamy uczestników - jaki mamy jeszcze punkt w przygotowaniach?

Na pewno zrobiliśmy w tym celu zadanie w Nozbe. To było miejsce, w którym napisaliśmy, że taka retrospekcja się odbędzie i w, której Michał publicznie poprosił cały zespół, aby, zanim dojdzie do tego spotkania, wypowiedział się, zapisał swoje uwagi, swoje spostrzeżenia i feedback dla nas, po to, abyśmy mogli z niego skorzystać, omawiając wyniki naszych działań. I tutaj posypało się sporo właśnie tego feedbacku, o którym mówiłyśmy - tak jak powiedziała Ewelina były to raczej takie rzeczy "do poprawy" aniżeli pochwały. To chyba jest naturalne - tak jak to w internecie bywa: zawsze ludzie piszą te rzeczy, które się im nie podobają, a te, które im się podobają przyjmująca rzecz oczywistą i zwykle się o nich po prostu nie wspomina.K

Każdy z nas - uczestników - mógł też w osobnym zadaniu lub w jakimś dokumencie na Dropbox Paper, gdzie było wygodnie, spisać swoje rzeczy, które chciałby powiedzieć, które chciałby poruszyć, o których chciałby podyskutować w czasie takiej retrospekcji, żeby - jak przy każdym spotkaniu w Nozbe - tak jak to staramy się uczyć wszystkich i polecać przeprowadzać spotkania - żeby spotkanie nie było miejscem i czasem, w którym przedstawiamy nasze pomysły i przedstawiamy materiał, tylko takim miejscem, w którym wszyscy już wiedzą, o czym będziemy mówić i wszyscy znają tematy, a doprecyzowujemy, uściślamy, czyli tak naprawdę wiele osób już wcześniej napisało, co było ok, a co było nie OK i podczas spotkania naprawdę już skupiliśmy się na konkretach i wysuwaniu wniosków.

Dokładnie tak jakby to spotkanie przebiegło w takim kluczu - każdy z nas miał podzielić się swoim feedbackiem w takim formacie: co jest ok, co jest nie OK, co można poprawić i w programie do mapy myśli - iThoughts - Rafal zapisywał te wszystkie nasze wnioski i dzięki temu mamy taką bazę wiedzy z całego spotkania i możemy się tymi wnioskami zająć po tym spotkaniu.

Nie jest tak, że gdzieś tam wszyscy sobie notują, muszą się skupiać nad tym, żeby coś zapisać, tylko jedna osoba rzeczywiście ten feedback wpisuje, reszta może się skupić tylko na dyskutowaniu i gdzieś tam po prostu dawaniu swoich wskazówek i przemyśleń.

Jakich jeszcze innych oprócz aplikacji do mapowania myśli narzędzi używamy? Jakie inne narzędzia mogą się przydać podczas robienia takiej retrospekcji w zespole? Po pierwsze, jak wspomniałyśmy Nozbe Teams albo jakieś inne narzędzie do projektów, którego używacie (to przed - podczas przygotowań, żeby ustalić termin, żeby dać przestrzeń dla osób do spisywania tego, o czym chcą powiedzieć, żeby to już było dla innych widoczne, żeby mogli się z tym zapoznać. Do tego, żeby reszta zespołu mogła też dopisać swoje uwagi i dać nam jakieś tok do przemyśleń podczas spotkania i do tego, żeby później można kontynuować i zapisywać już wnioski i podejmować działania na podstawie tego, co nam retrospekcja dała czyli program do zadań.)

No i ostatnia jeszcze rzecz oczywista. Tam gdzie się spotykamy -ponieważ jesteśmy firmą zdalną, oczywiście było to spotkanie online i jak zawsze używaliśmu Zooma. Mamy specjalny pokój przeznaczony do naszych spotkań marketingowych i zawsze wiadomo, że jeżeli spotyka się dział marketingu to wiadomo, do jakiego pokoju trzeba się zarejestrować i gdzie to się odbędzie. Tak naprawdę trzy narzędzia potrzebne nam były. Nic więcej. Najważniejsze było to, o czym mówimy i to, żeby się dobrze przygotować i, żeby uzyskać feedback od reszty zespołu.

Może w takim razie, jak już wspomniałyśmy o Nozbe Teams i jaką dobrą robotę robi nawet podczas retrospekcji, to możemy powiedzieć, że Nozbe Teams jest sponsorem naszego podcastu Nie Ma Biura i, że jest to super aplikacja: do zadań, do projektów i do współpracy i do komunikacji i do wymieniania się informacjami i do dyskutowana projektów dla zespołów najlepiej dla małych i średnich,

Ale nie tylko, bo ostatnio odpalili także plany dla jednoosobowego zespołu i też dla dwóch osób ewentualnie więc nadaje się także do rzeczy prywatnych i można ją wypróbować bezpłatnie do pięciu osób w zespole będzie to 5 projektów aktywnych.

Także zachęcamy i obejrzyjcie z nami reklamę:

Oto stresujący widok… ale w Nozbe wiemy to i owo na temat produktywności; zaufaj nam i naszemu szefowi. A więc… my działamy tak Nozbe Teams pozwala komunikować się poprzez zadania i tak wygląda przyszłość. Pomoże twojemu zespołowi zorganizować się i osiągnąć każdy cel. Po prostu stwórz projekt i nadał mu nazwę. Teraz dodaj konkretne zadania, przybliż je współpracownikom i tyle. Wszystko, co wymaga Twojej uwagi znajdziesz w widoku przychodzące, wymieniaj informacje w komentarzach do zadań. To zupełnie jak na czacie. Dyskusja jest prosta i przejrzysta. W Nozbe Teams z łatwością obserwujesz postępy w pracy i wykonujesz kolejne zadania. Na koniec wystarczy odhaczyć i cieszyć się sukcesem. Płynna komunikacja i zarządzanie projektami staną się siłą napędową twojego zespołu. Sprawdź. Załóż bezpłatne konto na Nozbe.com i odmień swój biznes.

Jesteśmy z powrotem.

Pamiętajcie, że jeżeli używacie Nozbe i macie konto bezpłatne i chcielibyście w pewnym momencie przejść na konto premium, czyli dodać sobie więcej niż 5 osób do zespołu albo mieć więcej niż 5 aktywnych projektów lub wypróbować niektóre z naszych opcji premium, to wykupując abonament, zróbcie to poprzez naszą stronę. NieMaBiura.pl bo tam wskakuje fajny bonus - bezpłatne miesiące. Jeżeli się przez stronę zapiszecie - także polecamy.

A wracając do tematu retrospekcji, możemy opowiedzieć teraz dokładnie, jak przebiegło to nasze spotkanie. Myślę, że chyba nie zdradzimy tu za dużo rzeczy wewnętrznych naszej firmy a nawet jak tak, to chyba nic złego z tego nie wyniknie.

Jak wspomniałyśmy, spotkaliśmy się w pięć osób na Zoomie. I na samym początku Rafał, który był takim mistrzem ceremonii, odpalił mapę myśli w aplikacji i Thought i miał już na tej mapie myśli trzy gałęzie: OK. Not OK. I to co jest do poprawienia.

Kolejność miała być taka, że każdy z uczestników miał zacząć od tych rzeczy, które były dla niego najważniejsze i tak jak już wspomniałem najwięcej rzeczy było do tego, co było nie tak, czyli zaczęliśmy od tych rzeczy "nie OK". I każda osoba po kolei wypowiadała te rzeczy, które wydawały się nie do końca trafione lub takie, które ewidentnie nam nie wyszły. Ponieważ to spotkanie było luźne i myślę, że najlepiej ono w ten sposób funkcjonuje, jeżeli ktoś coś powie i inna osoba od razu coś dopowie, bo wtedy nie trzyma się tego w sobie, tylko od razu dany temat wypływa i każdy dołącza się do dyskusji.

To nieco zaburza tę strukturę kolejności, ale wydaje mi się, że daje lepsze efekty i właśnie pozwala wydobyć te te rzeczy, które jedna osoba powie, kolejne osoby pójdą tym tropem i jakoś tak na zasadzie burzy mózgów czy właśnie też takich emocjonalnych reakcji mogą wyjść naprawdę ciekawe owoce takiej rozmowy. Każdą rzecz, którą omawialiśmy Rafał syntetyzował i wrzucał właśnie do tej mapy myśli, robiąc cały czas kolejne "gałązki". Po przejściu całej rundy na temat tych rzeczy, które nie były dobre, była bardziej konstruktywna część czyli te rzeczy, które są do poprawki.

Rzeczy, które są do poprawki często też pokrywały się z tym, co było niedobrze, ale tutaj już od razu były jakieś pomysły na to, co by można, jak to można byłoby usprawnić. Daliśmy też Wzięliśmy też pod uwagę to co pisała reszta zespołu. Bardzo często ich konstruktywny, czyli od razu podrzucali jakieś pomysły, że słuchajcie TU zrobiliśmy tak, a może trzeba by zrobić w ten i w ten sposób. Więc od razu takie pomysły usprawnień braliśmy pod uwagę i wpisywaliśmy też albo do tej mapy myśli, a wcześniej dyskutowaliśmy, żeby ocenić, czy one są w ogóle do zrobienia w naszym przypadku.

Takim chyba gorącym i najważniejszym tematem, który poruszyliśmy była nasza ostatnia promocja - to była taka duża promocja też w ogóle wielkie wydarzenie w Polsce i na świecie czyli Black Friday Black Week, Cyber Monday, black month. Różnie to ludzie nazywają i różne są są czasy trwania tych promocji i dlatego to chyba było dla nas ważne, bo to było zaraz po tej promocj. W czasie trwania tej promocji mieliśmy też różne wnioski, co można zrobić lepiej od razu Madzia tutaj w naszym projekcie w którym wpisywaliśmy wszystkie rzeczy do zrobienia wokół tej promocji - zapisywała.

No i też zbieraliśmy feedback co do tego co właśnie co można zrobić lepiej co można zrobić inaczej. I myślę, że to był taki dosyć gorący i dosyć kontrowersyjny temat, bo tak jak rozmawialiśmy na tym spotkaniu - to była ważna promocja, dużo się przy niej napracowaliśmy i też taki ludzki czynnik wchodzi w takim momencie - jeżeli po takim bardzo intensywnym czasie pracy słyszy się same rzeczy do poprawy czy takie, które nie wyszły, to też czasem jest to takie przytłaczająca i trochę demotywujące.

Wiadomo, że nie chodzi o to, żebyśmy się tak czuły tylko o to, żeby, żebyśmy właśnie odniosły sukces przy kolejnym takiej aktywności, natomiast zawsze trzeba liczyć się z tym, że jak się człowiek napracuje i potem słyszy tylko same uwagi, to może to być może to być smutny impakt dla nas czy dla osoby do, której się to mówi po prostu.

Tak, dokładnie tak jak jest z tym feedbackiem, że on może być fajny, ale jeżeli jest w jakiś konkretny sposób przekazany i właśnie w jakimś najbardziej wrażliwym momencie, to to może wydawać się bardziej bolesny - tak jak Ewelina powiedziała.

Ja np. po pięciu dniach naprawdę bardzo wytężonej pracy nad tą promocją, kiedy siedziałam przed komputerem (co jeszcze zresztą widać na moim oku, że już tak mam zmęczone oczy, że prawie, że gdzieś zniknęły i zapuchł od cholernego ekranu) i naprawdę strasznie dużo serca i nerwów w to włożyłam - w sumie jak tam podliczyłam to we wszystkich naszych jedenastu językach, do różnych sektorów i grup, jak to mamy w naszym narzędziu do wysyłania newslettera e-maili podzielonych - wysłałam chyba około dziewięćdziesięciu wiadomości; każda była inna, w innym języku, z innymi grafikami, z innymi linkami.

To było bardzo, bardzo stresujące, bo czasem klikam "wyślij" i tam jest kilkaset tysięcy osób. Jeżeli ja wiem, że jeżeli tam jest jakiś błąd literówka albo pomylony link, to dużo osób zobaczy ten błąd… I jak się skończyła ta promocja -zaraz nazajutrz, posypało się bardzo dużo uwag. One były skumulowane, od całego zespołu. Tu jedna osoba mówiła, że tutaj czegoś zabrakło, że tu był jakiś błąd, że tu coś, tu coś i tak naprawdę chyba naliczyłam kilkanaście czy prawie 20 tych uwag w ciągu kilku godzin.

I na mnie to tak podziałało, że ja się naprawdę rozłożyłam emocjonalnie. Oczywiście nikt nie chciał nic złego. To był konstruktywny feedback. Każdy chciał, żeby było lepiej, ale to było tak skumulowane w czasie i w takim momencie i ja byłam tak zmęczona, że ciężko to zniosłam.

A retrospekcji już to było troszeczkę później i trochę te emocje opadły i też trochę inaczej się wtedy taki feedback przyjmuje i muszę powiedzieć, że dużo ciekawych wniosków myślę, żeśmy wyciągnęły z tych naszych rozmów. Chyba takim najważniejszym jest fakt, że rzeczywiście nasze działania i przygotowania do promocji zawsze były robione - no nie powiem, że dzień przed, ale kilka dni przed i takim najważniejszym wnioskiem było to, żeby, żeby zaplanować je dwa tygodnie np. przed, żebyśmy mieli czas na sprawdzenie wszystkiego podwójnie, na takie ewentualne uwagi innych członków zespołu na to, żeby ktoś miał możliwość wyłapania błędów, których często się nie wyłapuje - jeżeli robi się coś w ostatniej chwili i to jeszcze samemu, bo często naszych błędów nie widzimy po prostu.

Więc myślę, że to był taki najbardziej wartościowy wniosek i taki, który po prostu tak jak zgodnie z tym naszym kanonem retrospekcji -postanowiliśmy od razu wdrożyć.

Tak, ale najgorsze jest to, że przecież tak naprawdę cały feedback, jaki otrzymaliśmy, to jakby sobie człowiek sam to przemyślał, to jest wszystko wiadome. Przecież wiadomo, że trzeba dużo wcześniej zacząć przygotowania, żeby coś się udało - to jest takie logiczne i takie oczywiste. I my to zwykle robimy: projekt zawsze jest tworzony wcześniej i plany zawsze są wcześniej, ale rozpoczęcie działań zawsze jest opóźnione, bo tu coś wskoczy, bo jeszcze to skończymy, jeszcze to zrobimy zanim zaczniemy już się zupełnie zanurzymy w tej promocji, a właśnie dzięki temu, że cały zespół się zebrał, cały zespół usłyszał i doszedł do wniosku, że fakt: musimy robić to wcześniej, to teraz jesteśmy bardzo zmotywowani i każdy każdego będzie pilnował do tego, żeby te działania podjąć wcześniej, a nie tylko teoretyczne przygotowania.

Dokładnie myślę, że to jest właśnie ta wartość retrospekcji, że ktoś pokazuje nam palcem, że to nie jest takie same sobie obiecywanie, że następnym razem zrobimy to wcześniej - to tak jak od poniedziałku pójdę na dietę np. Nikt nas z tego nie rozlicza, natomiast teraz coś tam zostało powiedziane na forum. Wiemy, że to jest nasz cel kolejny i po prostu - tak jak ładnie napisałaś w projekcie - trzeba kuć, żelazo póki gorące, czyli po prostu zabieramy się do pracy i do realizacji tych postanowień, które w czasie retrospekcji podjęliśmy.

Tak to jest bardzo ważne, żeby, żeby zrobić coś od razu, żeby od razu zacząć wdrażać tę wiedzę i to doświadczenie, które wynosimy z retrospekcji, żeby nie umknęło mimo, że wszystko jest notowane i wszystko jest rejestrowane, to fajnie jest od razu działać jeszcze pod wpływem. Bo nie wiem, jak dla ciebie, ale dla mnie też ta retrospekcja była trochę pozytywnym kopniakiem, dała taki zastrzyk energii. Może to się wydawać nieprzyjemne, natomiast myślę, że daje też dużo motywacji do działań i do pokazania, że można lepiej, że jesteśmy w stanie zrobić coś jeszcze lepiej czy jeszcze fajniej, czy coś zaskakującego.

Myślę, że tak. Koniec końców czuję więcej energii do pracy, chęci do zrobienia jakiś fajnych rzeczy i mam wrażenie, że to też otwiera jakąś taką większą kreatywność naszą.

Tak i jeszcze wydaje mi się, że też wzmacnia ducha zespołu, bo przed retrospekcją nawet była taka trochę zła za tę krytykę i nie byłam pozytywnie nastawiona, a w czasie, jak zobaczyłam, że jednak ten zespół jest - nigdy nie miałam do tego wątpliwości - ale tak bardziej poczułam namacalnie, że oni wszyscy są po mojej stronie, że jesteśmy zespołem, że jesteśmy razem, że razem mamy wspólny cel i wspólnie chcemy robić fajne rzeczy i każdy jeszcze powiedział od siebie jakieś rzeczy pełne wsparcia i dodał sobie otuchy nawzajem. Myślę, że to też jest ważny czynnik w tej retrospekcji.

Jesteśmy jednym zespołem - nieważne czy pracujemy w marketingu czy tworzymy aplikacje od strony kodu czy obsługujemy klientów. Wszyscy kopiemy do jednej bramki i sukces jednego działu to jest sukces całej firmy, także myślę, że najważniejsze jest to, żeby o tym gdzieś tam pamiętać.

Mieliśmy też na sam koniec - to wracamy do tej naszej struktury retrospekcji - po tym co jest co nie jest ok i co jest do poprawki przyszedł czas na to, co było fajne. I tu już nie było tak dużo do powiedzenia. To jest bardzo ciekawe, bo na pewno robimy mnóstwo dobrych rzeczy i staramy się i każdy daje z siebie wszystko, ale tak, żeby te konkretne punkty w dużej ilości wypisać - było ciężej. Dużo łatwiej jest jednak dostrzegać swoje błędy.

Myślę, że tak i to nie tylko chodzi o błędy w pracy, ale też nie wiem jak ktoś cię Magda zapytać co o sobie myślisz to sobie pomyślisz, że np. wyglądam źle, mam złe włosy, mam brzydkie coś tam, jestem nie wiem za gruba za chuda za niska za wysoka, natomiast jak cię zapytam już: a co widzisz sobie fajnego, to już ciężej jest tak powiedzieć, że nie wiem: jestem miła, sympatyczna, niezwykle inteligentna błyskotliwa. Łatwiej nam jednak przychodzi punktowanie złych rzeczy niż zauważanie dobrych. Myślę, że to nie tylko jeśli chodzi o pracę, ale ogólnie o takie po prostu analizowanie wszystkiego co się tam wokół nas dzieje także także to jest chyba naturalne natomiast ważne jest, żeby gdzieś tam te dobre rzeczy sobie przygotować, żeby gdzieś tam po tym punktowaniu tego, co nie wyszło, żeby dać tej osobie, do której się mówi taki plaster, który gdzieś zalepi tę ranę, która powstała.

Może pokażemy w takim razie tutaj te mapę myśli, którą uzyskaliśmy jak widzicie niebieskie to jest nie OK, fioletowe to jest do poprawki a jedyna pomarańczowa gałąź to jest to, co to co jest dobre - także proporcje są ciekawe. Nie ok i do poprawki było naprawdę sporo, a pozytywnych była garstka. I tak były na koniec dorzucone trochę właśnie wymuszone chyba przeze mnie, żeby też więcej tego pozytywnego dać. No, ale dobra nie po to się to robi, żeby się głaskać ale usprawniać I naprawdę szukać takich rzeczy, które można wzmocnić.

Porozmawialiśmy sobie o feedbacku. Po tej mojej reakcji jakby po tym moim trochę niedojrzałym takim podejściu, że zbyt wzięłam do siebie te opinie i uwagi innych osób i zamiast do pracy, bardziej zrozumiałam jako przytyki do mojej osoby czy też do moich wysiłków, nasz zespół marketingowy fajne rzeczy powiedział o tym, że to trzeba właśnie przyjmować jako coś, co inni chcą ulepszyć i nie do mnie tylko dla firmy, dla naszego zespołu, żeby było ogólnie lepiej.

A nie po to, żeby się do kogoś przywalić.

Ja polemizowałabym z tym twoim jak to nazwałaś niedojrzałym przyjęciem - myślę, że każdy jest człowiekiem i jakoś tam wiesz. Różne rzeczy różnie na nas oddziałują, bo gdzieś tam przypuszczamy je przez swoje filtry. Trzeba szanować czyjeś uczucia, jeżeli tak zareagowałaś to jest okej, ważne, że, jak już atmosfera i emocje opadły, to wyciągęłaś dobre wnioski także.

No tak i właśnie jak to na retrospekcji, kuję żelazo póki gorące i już sobie kupiłam książkę o tym, jak przyjmować. Nie znalazłam tego po polsku, no więc to jest książka "Thanks for the feedback". Na razie przeczytam dopiero początek, ale już dowiedziałam się, że feedbacku problemem nigdy nie jest ta osoba, która daje feedback, ale zawsze jest to osoba, która go otrzymuje i, że ta książka zapewni mi to, żebym świetnie przyjmowała feedback, więc w następnych odcinkach podzielę się z Wami moimi spostrzeżeniami i wiedzą zdobytą z tego poradnika. To chyba jest niezbyt głęboka rzecz, ale myślę, że będzie kilka fajnych wiadomości wartych podzielenia się.

Czy ty jeszcze chciałabyś tej retrospekcji dopowiedzieć?

Myślę już jakby tak dogłębnie ją przeanalizowaliśmy, pokazałyśmy, jak jak to wyglądało czy to ogólne założenia czy z naszej perspektywy, że, że chyba już dużo zostało powiedziane. Jeżeli wy macie jakieś pytania jeszcze, nigdy nie robiliście retrospekcji, a chcielibyście zacząć , jeżeli macie wątpliwości bądź udało wam się coś czego nie poruszyłyśmy tutaj, to dodawajcie pytania pod odcinkiem, będziemy na nie odpowiadać na bieżąco.

Tak i po prostu zachęcamy do przeprowadzania takich spotkań retrospektywnych po projektach, po kampaniach albo cyklicznie, jeżeli właściwość waszej pracy nie polega na jakichś takich projektowych działaniach tylko bardziej są to jakieś ciągłe rzeczy, bo to pomaga dostrzegać rzeczy, których poszczególne osoby nie widzą, a dopiero zespołowa jakaś energia i synergiiapozwala te rzeczy wyciągnąć.

No i warto tak sobie podsumowywać, tym bardziej, że jest koniec roku i czas podsumowania. Dobrze one robią.

Słuchajcie przejdźmy teraz takim razie do stałego punktu programu czyli koącika Nozbe Teams w naszym podcaście. Chciałybyśmy Wam przypomnieć, że cały czas wprowadzamy nowe funkcje i ulepszamy aplikację - ostatnimi takimi bardzo praktycznymi, małymi rzeczami, jakie rzuciliśmy do Nozbe jest widżet - pozwala mieć pod ręką swoją ulubioną listę zadań / widok w nozbe. Czy jest to widok twoich priorytetów czy jakiś konkretny projekt czy może pojedyncze zadania do, którego wrzucasz szybkie pomysły jeszcze wymagające dopracowania.

Ale masz to po prostu jednym ruchem w telefonie. Gdzieś jesteś w tramwaju czy nawet podczas joggingu coś ci wpadnie do głowy, to jednym ruchem dostajesz się do tego widoku w aplikacji dorzucasz szybciutko zadanie czy komentarz. To jest bardzo fajna rzecz.

Druga taka rzecz którą chciałabym też zareklamować jest filtrowanie zadań. Wprowadziliśmy tę funkcję można sobie kliknąć i wybrać po jakim parametrze chcemy przefiltrować listę zadań: można to zrobić po tym, czy to są priorytety czy nie priorytety. Na kogo są delegowane te zadania, jeżeli chcemy zobaczyć np. w danym projekcie tylko zadania delegowane na Ewelinę, to wtedy też jest taka opcja. Można też filtrować po wszystkich innych parametrach zadań - dużo osób o to prosiło, dużo użytkowników lubi sobie filtrować i porządkować tak wizualnie swoje zadania, więc to jest bardzo miła dla oka funkcja. Czy ty lubisz sobie filtrować Ewelina. Czy to nie jest twoja ulubiona opcja?

Madzia, no ja uwielbiam filtrować, dlatego, że ja niestety jest wiecznie niezorganizowana, nawet jak często głupie zadania, które gdzieś tam powinnam wiedzieć i jak wiesz bardzo często do ciebie piszę gdzieś tam a, w którym to było zadaniu, więc odkąd mamy filtry ja pamiętam co w tym zadaniu było napisane albo jaki tytuł miało to zadanie albo jaki był tytuł projektu to po prostu uratuje moje życie bo to najczęściej właśnie pamiętam jakieś słowa, które były w komentarzach bądź jak tu zatytułowane pytania, ale nie do końca wiem gdzie ono się znalazło.

A, że rzeczywiście obserwuję wiele projektów bo nie tylko nasze marketingowe, ale także pokaz to także gdzieś tam typowe także jak bym chciała to przewidywać wszystko i szukać tego co rzeczywiście spędziła mnóstwo czasu a dzięki temu, że mamy filtrowanie to co wybieram wpisuje słowa wpisuje tylko wybieram czy chce szukać czegoś po tytule czy po gdzieś tam tekście w komentarzu czy czy po innych rzeczach i po prostu łatwo jestem w stanie wskoczyć do tego zadania, które znowu mi gdzieś tam zginęło to ty jesteś fanką opcji wyszukiwania niż filtrów, ale też rozumiem też ją namiętnie używam dobra używam używam tylko nie praca i ciągle nie Nozbe.

A powiedz mi jeszcze, co ty czytasz ostatnio? A ja to czytam cały czas coś albo słucham. Generalnie w tym roku już pochwalę się przeczytałam i przesłuchałam 60 książek, także idę na rekord! Idę na rekord - uwielbiam Kindle i uwielbiam Storytel to taka kryptoreklama więc polecam wszystkim. Ostatnio czytam też dużo książek takich psychologicznych bo zaczęłam studia - niedawno wymyśliłem sobie, że pójdę na kolejne studia więc studia psychologiczne…

Ewelina przed odcinkiem mówiła, jaką książkę ostatnio skończyła i zawiera tyle trudnych słów, że jak mi to powiesz z pamięci bez patrzenia Ewelina, to jesteś mistrzem.

Szczerze sama nie pamiętam, więc postanowiłam, że oszczędzę wam tego tytułu bo raz, że pewnie nikt by go nie zrozumiał a dwa - nikt go nie zapamiętał więc wybrałam inną którą zaczynam czytać jest dosyć dosyć łatwa i dosyć znana w takim środowisku psychologiczno-terapeutycznym. To jest książka "Umysł ponad nastrojem" i opowiada o tym - to jest książka zarówno do pracy własnej, jak i dla osób, które pracują z klientami, czyli po prostu terapeutów psychologów osób, które gdzieś tam zajmują się pomocą psychologiczną. To jest książka, która pomaga zrozumieć, jak emocje i jaki wpływ wywierają na nas i jak mimo to, że wstajemy rano i mamy zły dzień, to nie musimy się gdzieś tam w tym złym dniu zatapiać i po prostu spisywać go na straty, tylko nadal robić jakieś tam produktywne, fajne rzeczy i tak mówię nie zatapiać się w tym smutku jakoś tak i nie spisywać tego dnia na straty.

Tytuł i podtytuł i wygląd książki wygląda jak taki typowy amerykański poradnik.

To jest książka wydana przez Uniwersytet Jagielloński, także książki takie typowo psychologiczne, pedagogiczne z Uniwersytetu Jagiellońskiego to są książki najwyższej jakości absolutnie, pełne wiedzy merytorycznej się, ale tak nie oceniać książki po okładce, ale rzeczywiście wygląda tak trochę sztampowo. "Zmień nastrój poprzez zmianę sposobu myślenia." Trochę to wygląda jak taki coaching natomiast no rzeczywiście to jest taka wiedza mocno merytoryczna, oparta na badaniach, a nie nie gdzieś tam na wyjdź z domu pobiegaj i będziesz szczęśliwy.

No i teraz właśnie będę czytała myślę, że tak jak podobne pewnie merytorycznie jest to o tym feedbacku. Czyli "Thanks for the feedback" - to jest taki poradnik do pracy nad sobą i do przemyśleń, a do poduszki i gdzie jest tak jak nie trzeba się skoncentrować wybrałam sobie książkę Wojciecha Jagielskiego - nie tego Wojciecha Jagielskiego z telewizji - tylko tego reportażystę i dziennikarza i to jest taki jego zbiór reportaży - bardzo krótkich kilkustronicowym, które publikował na łamach Tygodnika Powszechnego. I to jest naprawdę.

Książka która mega wciąga. Każdy rozdział jest poświęcony jakiemuś krajowi, jakiemuś wydarzeniu, jakiejś sytuacji politycznej, jakiejś wojny, jakiejś osobie z Afryki, Azji, Bliskiego Wschodu - bo ten dziennikarz specjalizuje się w tych częściach świata. I naprawdę są takie niesamowite historie, które przybliżają nam wydarzenia i świat ,o których właśnie ani w faktach ani w Wiadomościach ani nigdzie się nie mówi. Więc bardzo polecam tę książkę - można ją czytać cały czas, bo są krótkie rozdziały i o takich ciekawych rzeczach ze świata. Nic o produktywności, ale przecież nie ciągle musimy tylko pracować nad sobą, chociaż przez czytanie takich rzeczy też człowiek pracuje nad sobą i się rozwija.

Pewnie.

No słuchajcie dobiegamy w takim razie już do końca. Bardzo dziękujemy za wysłuchanie i za obejrzenie jeżeli ktoś ogląda. Pamiętajcie, że podcast Nie Ma Biura powstał dzięki skutecznej współpracy zdalnej. I każdy odcinek przygotowywany jest w projekcie w aplikacji do projektów i zadań Nozbe Teams w bardzo zacnym gronie: oprócz Ewelina tutaj obecnej i mnie, pomaga nam Marco Couto, Rafał Sobolewski i Michał Śliwiński. I zapraszamy Was już za dwa tygodnie. To będzie dzień przed Wigilią 23 grudnia wypada będziecie lepić pierogi albo nie wiem co tam deptać kiszoną kapustę stopami i nas słuchać - o czym będziemy gadać w przyszłym odcinku?

Myślę, że porozmawiamy trochę o tych podsumowania noworocznych i planach na nowy rok, bo dużo ludzi o nich mówi, często kończy się to bardzo szybko; te nasze plany noworoczne kończą się gdzieś tam w drugim tygodniu stycznia albo i szybciej, także porozmawiamy o tym, jak zrobić takie plany i takie podsumowania, żeby gdzieś tam trochę dłużej w nich wytrwać.

Także bądźcie z nami za dwa tygodnie, 23 grudnia.

Do usłyszenia.